Apport de la communauté
Dans cette rubrique, nous présentons les aspects à prendre en considération lors de l’organisation de comités consultatifs qui soutiennent la voix de la communauté. Nous décrivons comment nous avons constitué notre Comité consultatif de personnes autistes et neurodivergentes, et comment les réunions du groupe étaient structurées.
Les membres de notre comité consultatif continuent de guider notre approche pour inclure et soutenir la voix de la communauté.
Contexte
La constitution d’un comité consultatif doit faire l’objet d’une réflexion approfondie et d’une bonne planification. La préparation et l’adaptation aux besoins individuels permettent de créer un groupe accueillant et efficace. Avec ces conditions, les membres du groupe se sentent à l’aise de partager leur expérience et les voix de la communauté sont valorisées.
Occasions
Nous partageons ici les éléments dont il est utile de tenir compte avant, pendant et après selon notre Comité consultatif de personnes autistes et neurodivergentes, afin d’aider d’autres personnes désireuses d’intégrer la voix de leur communauté dans leurs activités.
Avant
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1. Désigner une personne, elle-même membre de la communauté, chargée d’entrer en contact avec des membres potentiels du comité.
Nous avions accès aux services d’une agente de liaison communautaire expérimentée, elle-même neurodivergente, qui assurait la communication avec les membres du comité.
2. Désigner une personne de soutien pour participer à l’animation et à la coordination des ateliers.
Notre assistante de recherche, une personne autiste, participait à l’animation des ateliers.
3. Prévoir une représentation suffisamment diversifiée et un nombre suffisant de membres du comité. Inclure des perspectives variées, tout en veillant à ne pas réunir un trop grand nombre de personnes au sein d’un seul comité.
Lors de l’examen des formulaires de déclaration d’intérêt pour la sélection des membres du comité, nous avons tenu compte de l’emplacement géographique, des facteurs identitaires (intersectionnalité), de l’intérêt et des contributions potentielles.
4. Communiquer l’information pertinente de manière proactive afin que tous les membres puissent se préparer et savoir à quoi s’attendre.
Une semaine avant chaque atelier, nous communiquons un document d’instructions et d’orientation à toutes les personnes membres.
Ce document invitait aussi les membres du comité à nous communiquer toute préoccupation et tout besoin d’accessibilité en vue de soutenir leur participation à l’atelier.
Ce document comprenait :
- les objectifs et les résultats prévus de l’atelier;
- le lien vers l’atelier en ligne;
- la liste des personnes qui seraient présentes;
- un avis de confidentialité et de respect de la vie privée;
- un ordre du jour des activités;
- une liste des différentes manières de participer lors de l’atelier;
- les conditions prévues en matière de technologie et d’activités;
- de l’information concernant les pauses;
- un rappel d’accéder aux moyens de soutien existants et de l’information sur d’autres options de soutien (p. ex., des services d’écoute téléphonique).
5. Fixer les attentes et les règles de base dès le début et les rappeler au besoin. Un code de conduite et une politique de confidentialité et de respect de la vie privée peuvent être utiles pour soutenir une participation ancrée dans le respect.
Les membres de notre comité ont signé un code de conduite et une politique de confidentialité. Ils et elles ont aussi suggéré des ajouts aux règles de base en se basant sur leurs expériences vécues au sein d’autres comités et groupes.
6. Communiquer de l’information claire à propos de la rémunération. Dans la mesure du possible, une compensation financière devrait être offerte.
Informer les membres du comité si cette rémunération représente un revenu imposable et proposer un autre type de compensation (p. ex., des cartes-cadeaux) si la rémunération peut affecter leurs prestations.
Les renseignements au sujet de la compensation étaient communiqués par le biais de notre appel de déclarations d’intérêt : montant, délais de traitement à prévoir et information requise.
Pendant
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1. Prendre le temps d’effectuer une reconnaissance territoriale au début de chaque rencontre.
Au début de chaque atelier, nous prenions le temps de reconnaître les territoires sur lesquels nous nous trouvions. Notre agente de liaison communautaire reconnaissait également sa position coloniale au Canada.
Notre reconnaissance territoriale reliait les questions du colonialisme et du racisme, qui façonnent encore aujourd’hui l’expérience du logement au Canada, et faisait le lien avec notre travail pour la neuroinclusivité dans le secteur du logement.
2. Prévoir du temps pour les présentations et pour briser la glace, en commençant par la personne qui anime l’atelier. Faire preuve de souplesse en ce qui concerne les moyens de participer, par exemple en passant son tour, en utilisant des méthodes de communication alternative (écriture, gestes, etc.) ou en contribuant plus tard ou en dernier.
L’agente de liaison communautaire se présentait en premier afin de mettre à l’aise les membres du comité et de leur donner un exemple.
Nous faisions ensuite une activité appelée « Crêpes ou gaufres » qui nous aidait à briser la glace : chaque fois qu’une personne se présentait, on lui demandait de choisir si elle préférait les crêpes ou les gaufres, et d’expliquer pourquoi.
3. Faire preuve de souplesse en offrant différents modes de participation. Ce peut être par exemple en participant par clavardage, par l’écoute sans caméra ou avec sondage de suivi, ou en laissant les membres du comité guider le déroulement des séances.
Au cours d’un atelier, les membres du comité ont présenté leurs définitions de la « sécurité » dans le cadre du logement. Cette conversation était riche de sens pour tous les membres, y compris ceux et celles qui avaient éteint leur caméra, et a occupé presque toute la durée de la rencontre. La personne qui animait a modifié l’ordre du jour en conséquence, car certaines activités prévues à l’horaire ont dû être annulées, faute de temps.
Les membres du comité pouvaient également faire des commentaires et des suggestions par des formulaires anonymes, pour tenir compte du fait qu’une réponse immédiate peut être un défi, surtout lors d’une rencontre de groupe.
4. Fournir des exemples pour chaque tâche. Communiquer ces exemples de différentes façons (p. ex., par courriel, verbalement ou par écrit).
Lorsque nous avons invité les membres du comité à nous communiquer une biographie pour notre site Internet, nous leur avons fourni l’exemple de la biographie de l’agente de liaison communautaire pour les guider.
5. Prévoir à l’horaire des pauses à intervalle régulier et annoncer à l’avance les transitions et les activités.
Fixer l’heure des pauses et aviser les membres lorsque l’heure d’une pause, d’une activité ou d’une transition approche.
Chacun de nos ateliers de deux heures comportait deux pauses. Les membres recevaient cette information à l’avance dans un document d’instructions et d’orientation. Les heures des pauses étaient connues, car nous relisions l’ordre du jour au début de chaque atelier. Nous faisions aussi un rappel à l’approche de chaque pause.
Après
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1. Transmettre aux membres les notes ou les résumés de chaque rencontre pour que les membres puissent revenir sur les discussions et faire des contributions supplémentaires.
Dans la semaine qui suivait chaque atelier, nous transmettions les notes aux membres du comité. Ces notes comprenaient les diapositives de l’atelier, un résumé des discussions lors des activités et des tâches de suivi facultatives avec des échéances de remise.
2. Offrir la possibilité de participer davantage en effectuant des tâches facultatives (p. ex. sondages de suivi, commentaires sur les initiatives de projet, idées d’activités futures).
Après chaque atelier, des activités de suivi facultatives étaient proposées aux membres du comité, en lien avec les discussions lors de l’atelier.
L’une de ces tâches de suivi était un formulaire qui demandait aux membres de décrire ce que chaque aspect du logement signifiait pour eux et elles (p. ex. l’autodétermination, la santé, etc.).
3. Solliciter de la rétroaction par des sondages et des entrevues afin d’améliorer les ateliers futurs et autres activités d’engagement de la communauté.
Avant les entrevues, nous transmettions à l’avance les questions aux membres du comité pour qu’ils et elles sachent à quoi s’attendre et puissent s’y préparer.
Après chaque atelier, les membres pouvaient répondre à un court sondage de rétroaction anonyme.
Après le troisième atelier, nous avons également demandé aux membres de donner leur avis sur les moments les plus productifs et les moments les moins pertinents des ateliers par le biais de conversations individuelles en ligne. Ces conversations nous ont permis de répertorier les pratiques prometteuses présentées dans ce document.
4. Incorporer la rétroaction de façon tangible et présenter aux membres les résultats de leur rétroaction sur le travail accompli, tout en relevant les aspects qui n’ont pas pu être modifiés.
Après chaque atelier et chaque sondage de rétroaction, l’équipe de projet préparait des visuels de type « Vous l’avez demandé. Nous l’avons fait. » Ces visuels indiquaient en quoi les contributions du comité avaient permis de modifier les activités du projet, ainsi que les changements que nous n’avions pas pu faire.
5. Se préparer aux changements au sein du comité, y compris le départ de membres et l’intégration de nouveaux membres, et préparer les membres du comité à ces transitions.
Après le premier atelier, un membre a dû quitter le comité. Nous avons remercié cette personne pour sa participation, puis, lors du second atelier, nous avons informé les autres membres de son départ.
Au cours des entrevues de rétroaction individuelles, nous avons aussi informé les membres qu’une nouvelle personne serait invitée à siéger au comité. De cette manière, les membres avaient la possibilité de poser des questions et d’exprimer leurs préoccupations et points de vue à propos de la transition.
