Rubriques Pleins feux

No 12 : Des comités consultatifs qui soutiennent la voix de la communauté

Pour faire suite à la rubrique Pleins feux no 11, « Inclure la voix de la communauté », nous souhaitions vous faire part de nos perspectives et de nos suggestions quant à la constitution d’un comité consultatif qui soutient la voix de la communauté. Plus précisément, dans la rubrique Pleins feux d’aujourd’hui, nous pensons qu’il sera utile de décrire le processus que nous avons suivi pour constituer notre propre Groupe consultatif de personnes autistes et neurodivergentes, ainsi que la manière dont les réunions du comité sont organisées et animées. Nous continuons d’apprendre de l’expérience des membres de notre Groupe consultatif de personnes autistes et neurodivergentes, qui nous guident vers de meilleurs moyens d’inclure et de soutenir la voix de la communauté.

Contexte

La constitution de groupes consultatifs et le déroulement de réunions doivent faire l’objet d’une réflexion et d’une attention particulières. La préparation et l’adaptation aux besoins peuvent contribuer à créer des groupes accueillants et performants qui favorisent l’expression et la prise en compte de la voix de la communauté.

Occasions

De plus, afin d’aider d’autres personnes désireuses d’intégrer la voix de la communauté dans leurs activités, nous partagerons, sous forme de conseils et de suggestions, les éléments que nous avons considérés avant, pendant et après la création de notre Groupe consultatif de personnes autistes et neurodivergentes.

Avant

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1. Désigner une personne, elle-même membre de la communauté, chargée d’entrer en contact avec des membres potentiel(le)s du comité.

Nous disposons d’une agente de liaison communautaire expérimentée, elle-même neurodivergente, qui assure la correspondance avec les membres du comité.

2. Disposer d’un soutien auxiliaire pour animer et coordonner les ateliers.

Notre auxiliaire de recherche autiste participe à l’animation des ateliers.

3. Prévoir une représentation suffisamment diversifiée et un nombre suffisant de membres pour permettre au comité de recueillir de nombreux points de vue, tout en veillant à ne pas réunir trop de personnes au sein d’un seul comité.

La géographie, les facteurs identitaires (intersectionnalité), l’intérêt et les contributions potentielles exprimées ont été pris en compte dans le formulaire de déclaration d’intérêt et lors de la sélection du comité.

4. Communiquer de manière proactive les informations pertinentes afin que chaque membre soit préparé(e) pour les ateliers et les activités et sache à quoi s’attendre.

Un document d’instruction et d’orientation contenant des informations clés pour chaque personne qui participe à la séance est communiqué une semaine avant les ateliers.

Ce document demande par ailleurs aux membres du comité d’indiquer toute inquiétude ou tout besoin en matière d’accessibilité et d’accommodement qu’ils et elles pourraient avoir afin de s’assurer que tout le monde bénéficie du meilleur soutien possible lors de l’atelier.

Le document d’orientation comprend :

les objectifs ou les résultats prévus de l’atelier;
le lien vers l’atelier en ligne;
la liste des personnes qui seront présentes;
un avis de confidentialité et de respect de la vie privée;
un ordre du jour des activités;
une liste des différentes manières de participer lors de l’atelier;
les attentes à avoir en termes de technologie et d’activités;
des remarques concernant les pauses;
un avis demandant aux membres de mettre en place les soutiens habituels et identifiant d’autres options de soutien (p. ex., des services d’écoute téléphonique).

5. Fixer les attentes et les règles de base dès le début et être prêt(e)s à les réviser. Un code de conduite et une politique de confidentialité et de respect de la vie privée peuvent être utiles.

Les membres de notre comité ont signé un code de conduite et une politique de confidentialité et ont soumis leurs propres règles de base inspirées de bonnes expériences que nous avons eues au sein de comités et de groupes par le passé.

6. Clarifier la rémunération. Dans la mesure du possible, une compensation financière devrait être offerte.

Informer les membres du comité si cette compensation représente un revenu imposable et proposer un autre type de compensation (p. ex., des cartes-cadeaux) si un(e) membre craint que la compensation puisse affecter certaines prestations dont il ou elle bénéficie.

L’ensemble des membres ont été informé(e)s du montant de la compensation offerte par le biais de notre appel de déclarations d’intérêt, qui indiquait également les délais de traitement à prévoir et les éléments requis par notre établissement pour accepter une compensation monétaire.

Pendant

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1. Prendre le temps d’effectuer une reconnaissance territoriale au début de chaque séance.

Au début de chaque atelier, nous prenons le temps de reconnaître les territoires sur lesquels nous nous trouvons et la position coloniale de l’agente de liaison au Canada.

La reconnaissance territoriale relie les questions du colonialisme et du racisme à notre principal objectif, soit la recherche de solutions de logement pour les personnes autistes et neurodivergentes au Canada.

2. Prévoir du temps pour les présentations et pour briser la glace, en commençant par la personne qui anime l’atelier. Si une personne a besoin de soutien, il convient de lui permettre de « passer son tour », d’utiliser d’autres méthodes de communication (écriture, gestes, etc.), ou de contribuer plus tard ou en dernier.

L’agente de liaison communautaire se présente d’abord afin de donner aux membres du comité une meilleure idée de la quantité d’informations à partager avec les autres lors des présentations, ce qui a pour effet de les mettre plus à l’aise.

Nous avons une petite activité appelée « Crêpes ou gaufres » pour aider à briser la glace. Chaque fois qu’une personne finit de se présenter, on lui demande de choisir si elle préfère les crêpes ou les gaufres, et pourquoi.

3. Faire preuve de souplesse et de flexibilité en offrant un choix d’activités, en acceptant différents modes de participation (p. ex., par le biais du clavardage, de l’écoute sans caméra ou d’un sondage de suivi) et en laissant les membres du comité guider le déroulement des séances.

Au cours d’un atelier, chaque membre du comité a fait part de sa propre définition de la « sécurité », un aspect du logement. Cette conversation a été appréciée par les membres, y compris ceux et celles qui avaient éteint leur caméra, et a permis à l’ensemble des membres d’apporter leur contribution.

Cette conversation importante a occupé la majeure partie de l’atelier; par conséquent, la personne qui animait a avisé que les autres activités prévues à l’horaire n’auraient pas lieu.

Les membres du comité ont également pu fournir des commentaires et des contributions de suivi par le biais de formulaires anonymes, car il peut être difficile de réfléchir à chaud au sein d’un groupe.

4. Fournir des exemples pour chaque tâche (p. ex., envoyer un modèle par courriel, donner verbalement un exemple ou écrire des instructions dans une fenêtre de clavardage).

Nous avons invité les membres du comité à partager une biographie qui fut ensuite publiée sur notre site Web sous la rubrique « Pleins feux sur la voix de la communauté ». Lors de la collecte de ces biographies, nous avons fourni un exemple donné par l’agente de liaison communautaire afin que les membres aient une idée du type d’informations pouvant être partagées.

5. Prévoir des pauses et annoncer à l’avance les transitions et les activités (p. ex., en présentant un ordre du jour ou en mentionnant aux membres qu’une pause aura lieu dans 10 minutes).

Les membres du comité savent que chaque atelier de deux heures compte deux pauses (mentionnées dans le document d’instruction et d’orientation) et l’ordre du jour affiché au début de chaque séance leur permet de savoir exactement à quel moment elles auront lieu. Un avis est également émis à l’approche d’une pause.

Après

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1. Diffuser les notes ou les procès-verbaux de chaque atelier afin d’assurer la visibilité et de susciter des contributions supplémentaires.

Dans la semaine qui suit l’atelier, les notes relatives à toutes les activités et tâches qui ont eu lieu sont communiquées aux membres du comité consultatif. Les procès-verbaux comprennent les diapositives qui structurent chaque atelier, des discussions sur les activités qui ont eu lieu, et des tâches de suivi facultatives avec des dates limites pour les effectuer.

2. Offrir la possibilité de participer davantage en effectuant des tâches facultatives, telles que répondre à des sondages de suivi, analyser des initiatives de projet et générer des idées d’activités futures.

Après chaque atelier, des tâches de suivi facultatives sont proposées en fonction des conversations qui ont eu lieu lors de l’atelier.

L’une des tâches de suivi était un formulaire qui demandait aux membres de la communauté d’exprimer ce que chaque aspect du logement (l’autodétermination, la santé, etc.) signifiait pour eux et elles, à l’instar de la conversation que nous avons eue au sujet de la sécurité.

3. Solliciter de la rétroaction par le biais de sondages et d’entrevues afin d’améliorer les stratégies et les ateliers futurs en matière de voix de la communauté.

Avant de solliciter de la rétroaction par le biais d’entrevues, il convient de fournir à l’avance les questions qui seront posées afin que les membres puissent bien s’y préparer, si tel est leur choix.

Après chaque atelier, les membres du comité consultatif peuvent répondre à un court sondage anonyme.

Après le troisième atelier, nous leur avons également demandé de donner leur avis sur les moments les plus pertinents et les moins pertinents des ateliers par le biais de conversations individuelles en ligne. Ces conversations ont permis de recueillir les bonnes pratiques présentées dans le présent document.

4. Incorporer efficacement la rétroaction en partageant avec les membres les preuves des changements apportés tout en abordant les raisons pour lesquelles vous n’êtes pas en mesure de répondre à toutes les demandes du comité.

Sur la base de chaque atelier et de chaque sondage de suivi, l’équipe de projet prépare et partage avec les membres du comité des diapositives utilisant une formule visuelle de type « Vous nous l’avez dit, nous l’avons fait ». Ces diapositives indiquent les différents moyens par lesquels nous intégrons le point de vue des membres dans les activités du projet, ainsi que les domaines dans lesquels nous ne sommes pas en mesure de le faire.

5. Se préparer à des changements au sein du comité, y compris des départs et des ajouts, et préparer l’ensemble des membres du comité à ces transitions.

Après le premier atelier, un(e) membre ne pouvait plus continuer à contribuer au comité. Après avoir remercié cette personne pour sa participation, nous avons informé le reste des membres du comité de son départ lors du second atelier.

Au cours des entretiens individuels, les membres ont été informé(e)s qu’une nouvelle personne serait invitée à siéger au comité. Chaque membre a ainsi eu la possibilité d’exprimer ses préoccupations et ses idées.

Rubriques Pleins feux (archives)

Nous vous invitons à nous envoyer un message pour toutes questions ou rétroactions.

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